【職場】您用什麼帳務管理工具？

遊牧上班族的版主開了一個話題，問自由工作者使用怎樣的帳務管理系統。我也來呼應分享一下我的做法。

我打從一開業就是使用MS Excel來處理收支簿。這份收支簿包含兩個主要元素，首先為每家業主(稱業主是指付款者)開一頁工作表，如果有五家業主就開五頁，但統統都在同一個檔案內。這個工作表會以業主公司的英文簡稱加上流水編號，做為每份文稿檔案的制式編碼(例如xx001)，同時設定交件日、標題、類型、單價、總額、請款日、收款日等(見下圖)。正在處理中的檔案皆以紅色標示。



其次，開一頁綜合工作表，橫軸按月份標示，但最前面插入年度總額和預扣稅額(6%或10%)，縱軸則按客戶的收入貢獻總額排序，每家業主每個月的應收帳款就直接等於該業主工作表的月結金額(見下圖)。我也會標示各公司的結帳日(大部分是每月20~25日)、付款日(有些是月初5~10日付款，有些則是月底20~25日)；因為業主的承辦人通常需要一些費用核准的程序，因此我會提早幾天，儘可能給承辦人一些方便。

此外，我在業主工作表的底端設定了每月應收帳款的總額(自動加總)，這個數據會對應到綜合工作表內的同名業主的同月欄位。每月只要送出請款單之後，就把該月的工作檔案列標示為藍色，在請款日輸入日期，同時也把綜合工作表的對應儲存格同步設定為藍色；同理，當查閱網路銀行確認收到款項後，就把業主工作表和綜合工作表內的藍字部分標示為黑字。

簡言之，從收到委託工作、完成工作請款、到收款無誤的過程，只要看綜合工作表的顏色就可以一目了然，哪家業主延誤匯款就能適時處理，而每年三月底前應該收到的稅單也可在綜合工作表上註記。所以說，我的人生是由紅轉藍，再轉黑的循環啦！